Tapahtumanjärjestäjien materiaalipankki
Kainuu on virkeä liikuntamatkailun maakunta, jossa järjestetään niin isoja kuin pieniä, niin paikallisia kuin kansainvälisiäkin tapahtumia. Tapahtumatoiminnan helpottamiseksi ja edistämiseksi olemme koonneet järjestäjille kattavan materiaalipaketin.
Tapahtumanjärjestäjille
Tältä sivulta löydät Kainuun liikuntatapahtumat roadmap 2030 -hankkeessa tuotettua ja koottua tapahtumanjärjestäjille hyödyllistä materiaalia, kuten ohjeita, talkoolaisia, palveluntarjoajia sekä erilaisia lomakkeita. Voit käyttää materiaalia vapaasti hyödyksi suunnitellessasi tai järjestäessäsi tapahtumaa.
Roadmap 2030 -hankkeessa tuotetun Kainuun liikuntatapahtumien strategiayhteenvedon löydät täältä.
Tapahtumajärjestämisen yleiset lomakkeet ja työkalut
Alta löydät tapahtuman suunnittelussa ja järjestämisessä helpottavia lomakkeita ja työkaluja kategorioittain.
Turvallisuus
Tärkeimmät turvallisuusasiakirjat ja ilmoitukset löydät alta. Muista laittaa ne eteenpäin viranomaiselle riittävän ajoissa ennen tapahtumaa.
– Pelastussuunnitelma
– Yleisötilaisuusilmoitus
– Esimerkki turvallisuusasiakirjasta (Vuokatti Hiihto)
Talous ja hallinto
Tapahtumien taloutta ja hallintoa varten on alla koottuna sähköisiä toimintaa helpottavia työkaluja.
– Ohjelmistoja palautekyselyjen, sähköisten uutiskirjeiden sekä kevyiden ilmoittautumislomakkeiden tekoa varten
*Creamailer (maksullinen ohjelmisto)
Google (maksuton ohjelmisto)
Surveymonkey (maksuton ja maksullinen versio)
Webropol (maksullinen ohjelmisto)
– Palautekyselyesimerkki tehtynä Creamailerilla* (Vuokatti Hiihto)
– Maksullisia ilmoittautumisjärjestelmiä
**OnReg
Lyyti
Aspicore
Ilmari
Monesko
*Creamailerilla tehtävistä palautekyselyistä, uutiskirjeistä ja ilmoittautumislomakkeista voit kysyä tarjousta myös Kainuun Liikunnalta. Autamme näissä mielellämme.
**Onreg -ilmoittautumisjärjestelmän käytöstä ja hallinnasta voit kysyä tarjousta myös Kainuun Liikunnalta.
Tapahtuman viestintä ja markkinointi
Viestintä, markkinointi ja tapahtumasta tiedottaminen ovat keskeisiä tekijöitä niin tapahtuman tunnettuuden tekemisessä kuin osallistujien saamisessakin. Se tukee myös tapahtuman kumppanihankintaa. Alta löydät työkaluja tapahtuman viestintään.
– Uutiskirjeohjelma *Creamailer (maksullinen ohjelmisto)
– Uutiskirjeohjelma Surveymonkey (maksuton ja maksullinen versio)
– Lehdistötiedotemalli
– Tapahtuman hakumateriaali, esimerkkinä EYOF2022
– Tapahtuman viestintäopas
– Yksinkertainen tapahtuman viestintä- ja markkinointisuunnitelma
– Markkinoinnin vuosikellopohja (Sanoma Pro)
Palvelutarjoajia ja tapahtumakalustoa
Alla on listattuna kainuulaisia ja lähellä Kainuuta toimivia palveluntarjoajia mm. erilaisiin tapahtumien kalustotarpeisiin. Voit ilmoittaa yrityksesi/yhteisösi alla palveluntarjoajien listalle tästä linkistä.
– Teltat, WC:t, katokset, pöydät, penkit ja tuolit: Hannu Niskanen Kiuruvesi
– Teltat, WC:t, katokset, pöydät, penkit ja tuolit: Ravex Sotkamo
– Järjestyksenvalvojia
– Lämpöastioita sekä muuta pienkalustoa
– Kainuun Liikunnan oma kalusto: äänentoistolaitteet, radiopuhelimet, kamerat ja striimausvälineet, vesiastiat
– Äänentoisto ja juonto: Viihdehuiput Sotkamo
– Juonto: Mikko Piirainen
– Ajanotto- ja tulospalvelu: Ultimate.dk Sotkamo
– Ensiapu: SPR:n osastot Kajaani ja Kuhmo
– Maiden liput: Kainuun kunnat sekä Vuokatin Urheiluopisto
Tapahtuman järjestämisen oppaat ja luvat
Alla on listattuna erilaisia tapahtuman vastuulliseen ja laadukkaaseen järjestämiseen liittyviä oppaita sekä pakollisiin lupiin ja vakuutuksiin liittyviä ohjeita ja dokumentteja.
– Ympäristövastuullisen tapahtumanjärjestäjän opas (Kainuun Liikunta)
– Ympäristövastuullisen tapahtumanjärjestäjän opasvideo (Kainuun Liikunta)
– Yleisötilaisuuden järjestäjän muistilista
– Liikenteeseen liittyvät luvat
– Meluun liittyvät luvat
– Vakuutukset: Jos olette Olympiakomitean jäsenjärjestön jäsen, kannattaa hyödyntää Olympiakomitean Tuplaturvaa
– Musiikin esittämisen luvat: Jos olette Olympiakomitean jäsenjärjestön jäsen, tutustu musiikin esittämisen lupiin
Tapahtuman järjestämiseen liittyviä opinnäytetöitä ja oppilaitoksia
Kainuun oppilaitoksissa on erinomaista osaamista tapahtumanjärjestämiseen liittyen ja opiskelijat ovat kullanarvoinen voimavara suurten tapahtumien toteutuksessa sekä niihin liittyvissä tutkimuksissa ja selvityksissä. Oppilaitoksiin kannattaa olla yhteydessä hyvissä ajoin ennen tulevaa tapahtumaa, ja tiedustella, voisivatko opiskelijat osallistua järjestelyihin opintojensa puolesta. Alla myös tapahtumanjärjestämiseen liittyviä opinnäytetöitä.
Oppilaitoksia
Alla on listattuna keskeisiä oppilaitoksia tapahtumanjärjestämisen kannalta.
– Kajaanin ammattikorkeakoulu: sote, liikunta, matkailu, talous ja markkinointi
– Kainuun ammattiopisto (Kajaani ja Vuokatti): turvallisuus, sote, liikunta, kuljetus ja logistiikka, rakentaminen, matkailu ja ravitsemus
– Laajasalon mediaopisto (Kainuun ulkopuolella, mutta ovat mukana isoissa tapahtumatoteutuksissa)
– Jyväskylän yliopisto, liikuntatieteellinen tiedekunta (mm. tapahtumien opinnäytetyöt)
Opinnäytetöitä tapahtumiin liittyen
Alla on listattuna opinnäytetöitä tapahtumanjärjestämiseen liittyen sekä linkki lomakkeeseen, jolla voit ilmoittaa opinnäytetyön, harjoittelupaikan tai projektityön tarpeesta.
– Kainuun Rastiviikon osallistujaprofiilit ja osallistumismotiivit
– Ilmoita opinnäytetyön, harjoittelupaikan tai projektityön tarpeesta tästä
Talkoo-/toimijapankki
Vapaaehtoiset tapahtumien tärkein voimavara, jota ilman tapahtumia ei voisi järjestää. Saat listan kainuulaisista talkooporukoista yhteystietoineen pyytämällä sen sähköpostilla tapahtumat@kainuunliikunta.fi, ja kertomalla, mihin tapahtumaan tarvitset talkoolaislistaa.
Voit ilmoittaa oman talkooporukkasi listalle tästä linkistä.